Indhold
Modtagelse er ofte døren til virksomheden og helt sikkert denne afdeling af kontoret afspejler virksomhedens organisatoriske kultur og dermed den person, der også holder stillingen som receptionist. Førstehåndsindtryk er af største betydning i virksomhedernes verden, men der er flere ting involveret i denne position end at give et godt indtryk på besøgende. Receptionistens stilling er en mangesidig stilling, der, hvis den er opdelt i arbejdsopgaver, let kan kræve flere medarbejdere.
fordele
Receptionisten er den første til at hilse på kunder og forbrugere og meddeler dem at støtte personale eller den administrerende sekretær ved hjælp af e-mail eller et intercom-system. Ofte kan det blande sig, når lederen ikke ønsker at blive generet. Receptionen er i stand til at håndtere over administrative tjenester, så du ikke behøver at ansætte vikaransatte.
karakter
Receptionistens stilling falder ind under den administrative kategori og de fleste rapporter direkte til HR, en administrativ koordinator eller kontorchefen. Multitasking er mere end bare et buzzword i forhold til receptionisten. I roligere tider kan hun overgå til en arkivist eller en anden administrativ medarbejder på en integreret måde, hvilket eliminerer behovet for yderligere administrativt personale på det kontor, hvor filerne kan være placeret.
overvejelser
Modtagelse er den industri, der kræver fortrolighed, og denne stilling kræver uddannelse til at mestre det. Den person, der er valgt til stillingen, har ansvaret for at overholde lovmæssige sikkerhedsregler og standarder. Ved ansættelse skal ledere overveje baggrunden kontrollere et krav.
passiver
Da receptionisten sjældent har direkte rapporter, kræver stillingen evnen til at udmærke sig i tidsledelse samt excellence i forhold til klienten. Nogle af hovedfunktionerne i receptionisten er: at besvare telefoner, modtage og hilse klienter, arkivere dokumenter og understøtte andre afdelinger (f.eks. Regnskabsføring), tilvejebringelse, markering og afmærkning af møder, besøg, sortering og distribution af post.
forventninger
Receptionisten forventes at have de samme færdigheder som en administrativ assistent, da opgaverne kun er lidt anderledes. Kompetenceniveauer i Microsoft Office eller anden kontorautomatisering skal være over grundlæggende. Hvor en administrativ assistent normalt udfører støttefunktioner på et kontor, er receptionisten altid for alle besøgende. Med det i tankerne vil din adfærd altid være professionel. Hun forventes også at kende hendes daglige prioriteter, da distraktioner og mindre vigtige opgaver vises til enhver tid.