Indhold
Email er stadig set som en form for uformel kommunikation. Selv på arbejdspladsen udelader folk ofte hilsner, lukninger og stavning. Men da e-mail for det meste har erstattet notater og bliver den primære form for forretningskommunikation, følger den relevante etikette og format er vigtigt for både klarhed og respekt for andre medarbejdere.
Hilsener og lukninger
Hilsnerne og lukningerne afhænger af den type forhold, du har med modtageren af e-mailen.
I din første e-mail med en person, start med "Kære", efterfulgt af hans eller hendes navn. Det er normalt naturligt at bruge fornavnet, medmindre din virksomhed er meget formel. Når forholdet allerede er etableret, kan du blot bruge personens navn eller mere uformelle hilsener såsom "Hej" eller "Hej" efterfulgt af modtagerens navn.
Når du sender beskeder til en gruppe, skal du altid bruge "Kære", da e-mails sendt til mange modtagere tendens til at være mere formelle. Brug ikke komplimenter som "God morgen" eller "God eftermiddag". Når modtageren læser e-mailen, kan det være en anden tid på dagen.
Lukker følger de samme regler som hilsner. I den første email skal du bruge en mere formel lukke, f.eks. "Venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen." Når du allerede har udvekslet e-mails, er lukning ikke nødvendig, men skal altid indeholde dit navn som din underskrift.
Andre samlinger
Før overholdelse er emnet de første oplysninger modtageren vil læse. Sørg for at gøre det meningsfuldt, klart og kortfattet, så personen forstår indholdet af meddelelsen og giver den korrekte prioritet.
Med fremkomsten af bærbare elektroniske enheder blev mange ansatte vant til at sætte indholdet af e-mailen i emnet og troede, at dette ville være mere bekvemt for modtageren. Denne formatering forekommer dog abrupt og uhøflig.
formatering
Brug korrekt stavning, tegnsætning og kapitalisering. Ved at passere stavekontrol og korrigeringstastaturer vises respekt for kollegaer. Et misplaceret komma kan ændre betydningen af en sætning. Husk, at dine kolleger ikke kan læse dit sind, så gør referencerne klare ("Arbejd med ham på dette projekt" - hvem er "han" og "hvilket projekt"?).
Skriv aldrig med store bogstaver. SKRIVER I KAPITAL LET DET OPFYLDE, AT DU SKAL SKALER MED COLLEAGUE.
Skriv korte og objektive afsnit. Vær venlig, men medmindre du har et tæt forhold, undgå vittigheder og sarkasme, som ofte misforstås via e-mail. Endelig slippe af med emoticons.
uddannelse
En nylig undersøgelse i "Journal of Computer-Mediated Communication" viste, at de, der sender uddannede e-mails, ses som mere brugervenlige og nemme end afsenderen af uhøflige e-mails. Mere end det var modtagere af uddannede e-mails mere villige til at arbejde sammen med deres afsendere.
Du kan vise god uddannelse via e-mail på samme måde som i det virkelige liv. Brug "venligst" og "tak" når du bestiller.
Igen bruger din tid til at sikre, at e-mailen er grammatisk korrekt, respekt for dine kolleger. Forsømmelse af den del indebærer, at din egen tid er vigtigere end deres.